In deze situaties is een privacy officer onmisbaar
Waarom is het inschakelen van een privacy officer een goed idee?
Elke organisatie is eindverantwoordelijk voor de AVG. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor een zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Wanneer je organisatie veel persoonsgegevens verwerkt, neemt de kans op fouten of datalekken toe. Een privacy officer brengt orde en transparantie in dit proces. De privacy officer helpt je organisatie om AVG-verplichtingen op een praktische en realistische manier toe te passen.
Wanneer stel je een privacy officer aan?
Een privacy officer moet zo vroeg mogelijk betrokken worden. Zodra persoonsgegevens worden verwerkt, is het betrekken van een privacy officer aan te raden. In bepaalde situaties is hun expertise zelfs onmisbaar. De privacy officer beoordeelt in deze situaties hoe de gegevens worden verwerkt, opgeslagen en gewijzigd en of de genomen beveiligingsmaatregelen voldoende zijn. Daarbij is het van belang welke persoonsgegevens er worden verwerkt. Het gaat om de volgende drie situaties:
1. Verwerking van gevoelige persoonsgegevens
Dit type gegevens wordt niet expliciet genoemd in de AVG, maar hiermee worden onder meer financiële gegevens, locatiegegevens en burgerservicenummers bedoeld. De Autoriteit Persoonsgegevens beschouwt deze gegevens als gevoeliger dan reguliere persoonsgegevens, waardoor extra toezicht gewenst is. Een privacy officer helpt door risico’s in kaart te brengen, de noodzaak van verwerking te toetsen en ervoor te zorgen dat medewerkers weten wat wel en niet is toegestaan.
2. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens
Bij bijzondere persoonsgegevens gaat het om informatie over gezondheid, religie, etniciteit, politieke voorkeur of seksualiteit. Extra toezicht is noodzakelijk, omdat misbruik van deze gegevens een aanzienlijke impact kan hebben op iemands leven. Bijzondere persoonsgegevens komen op veel plekken voor, zoals in ziekenhuizen, financiële instellingen en bij arbodiensten en werkgevers. De privacy officer helpt je organisatie voorkomen dat gevoelige informatie onbedoeld op straat komt te liggen of verkeerd wordt gebruikt.
3. Verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke
veroordelingen
Het gaat hierbij om gegevens over strafrechtelijke veroordelingen, verdenkingen of beschuldigingen. Verwerking van deze gegevens is alleen toegestaan onder specifieke wettelijke voorwaarden. Veel organisaties zijn zich er niet van bewust dat het opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) of een strafblad al snel onder deze wetgeving valt. De privacy officer zorgt dat het opvragen en verwerken van deze gegevens op een AVG conforme en veilige manier gebeurt.
Verbeter je privacy met een professional
Privacy is meer dan alleen wettelijke voorschriften; het gaat om vertrouwen, veiligheid en een gezonde bedrijfsvoering. Een privacy officer helpt je organisatie om privacy een praktisch en systematisch onderdeel van de werkwijze te maken.
Wil je weten wat onze privacy officers voor jouw organisatie kunnen betekenen? Onze specialisten denken graag met je mee over de juiste aanpak. Neem contact met ons op via info@privacycompany.com.
