Week van de werkstress & voldoen aan de AVG

Het is de week van de werkstress: 11 tot en met 15 november 2019. Stress op de werkvloer is beroepsziekte nummer één. In het nieuws zie je veel berichten voorbij komen die staan in het teken van deze week. Bijvoorbeeld de NOS die schrijft over 1,3 miljoen werknemers met burn-outklachten. Werkgevers willen dit natuurlijk graag voorkomen, en doen er alles aan om hun werknemers vitaal te houden.

Volgens het artikel van de NOS ligt de bron van werkstress bij weinig zelfstandigheid, hoge taakeisen en ongewenst gedrag van bijvoorbeeld patiënten of leerlingen waar de werknemer mee werkt. De oplossing ligt aan twee kanten: het verlagen van de werkbelasting en het vergroten van de belastbaarheid van de werknemer. Aan de kant van de werkgever betekent dit onder andere zorgen voor voldoende plezier op de werkvloer, ruimte voor ontwikkeling en het bieden van voldoende uitdagingen. Maar hoe pak je dit nou aan als werkgever, waarbij je ook voldoet aan de AVG? Want hoewel je het als werkgever vaak goed bedoelt, kan je de privacy van de medewerkers wel schaden en dat is niet de bedoeling. Hierna omschrijf ik een aantal situaties en geef ik tips waar je als werkgever op moet letten.

‍

Situaties waar je als werkgever op moet letten, inclusief tips

Vorige maand heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) antwoord gegeven op de meest gestelde vragen over zieke werknemers. Zo informeren zij werkgevers dat de AVG het niet toestaat om de aard van de ziekte te vragen. Het is aan de werknemer zelf om eventueel iets te delen over zijn of haar ziekte. In de praktijk betekent dit dat de afdeling HR niet in een personeelsdossier mag bijhouden wat de reden van het ziekteverzuim is, zoals werkstress, maar is het op de werkvloer vaak wel bekend dat de zieke collega even iets teveel hooi op zijn of haar vork had. Dit maakt het voor de werkgever best lastig om te bepalen welke informatie zij wel en niet mogen gebruiken om werkstress te verhelpen of voorkomen. Wees daarom heel duidelijk naar je werknemers dat zij niets hoeven te vertellen over de aard van hun ziekteverzuim.

Om competenties en vaardigheden te verbeteren verzorgen veel werkgevers training aan hun medewerkers. Ook zijn er specifieke trainingen die zich richten op timemanagement of stressreductie. Werknemers zullen tijdens dit soort trainingen mogelijk meer vertellen over hun persoonlijke ervaringen op het gebied van werkstress. Dit soort informatie, die vrijwillig in een veilige omgeving door de werknemer is gedeeld, mag de werkgever niet bijhouden en bijvoorbeeld gebruiken voor het Persoonlijk Ontwikkelingsplan. Bovendien moet je er op letten dat je alleen betrouwbare trainers inschakelt waarbij je afspraken maakt over geheimhouding.

Als werkgever kun je lichaamsbeweging stimuleren door het geven van korting op een abonnement bij de sportschool. Vanuit belastingwetgeving ben je in deze situatie vaak verplicht om bij te houden wie gebruik maakt van dit aanbod. Het wordt alleen een grijs gebied zodra je bijvoorbeeld bewust onderscheid gaat maken tussen werknemers die wel sporten en niet sporten. En het is ook niet de bedoeling dat je bijhoudt hoe vaak de medewerkers nou daadwerkelijk naar de sportschool gaan. Hierdoor ben je je medewerker namelijk aan het volgen, en dit soort informatie is niet noodzakelijk voor jou als werkgever.

Een ander probleem in het kader van lichaamsbeweging is een wearable als (kerst)cadeautje. Herinneren jullie je deze casus nog? Ruim twee jaar geleden heeft de AP onderzoek gedaan naar organisaties die gezondheidsgegevens van hun werknemers verwerken via zogenoemde wearables, zoals de Fitbit. Je mag een wearable wel cadeau doen, mits je maar geen voorwaarden stelt en de werknemer zelf mag bepalen of ze gegevens deelt met de leverancier. Leuk feitje: Fitbit is begin deze maand verkocht aan het moederbedrijf van Google. In het persbericht verklaren ze privacy serieus te nemen en de bijzondere persoonsgegevens niet te gaan gebruiken voor advertenties van Google. Toch blijft het een Amerikaanse partij en onder het Privacy Shield. Je moet je dus afvragen of je deze gevoelige data over jezelf wel aan hen wilt toevertrouwen.

Ook zijn er organisaties die een volledig vitaliteitsprogramma aanbieden, eventueel inclusief het gebruik van een app. Hierbij worden al snel veel en bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Soms zit hier zelfs een beloningssysteem waarbij het laten meten van de bloeddruk of het behalen van een bewegingsdoel staat voor korting of andere leuke voordelen. Hier wordt het erg spannend omdat het verwerken van gezondheidsgegevens door werkgevers bijna nooit is toegestaan door het ontbreken van een uitzonderingsgrondslag. Bij het zoeken naar een grondslag ontstaan problemen met de verhouding tussen de inbreuk op de privacy en het doel van de werkgever. Ook komt de afhankelijkheidsrelatie tussen de werkgever en de werknemer onder spanning te staan, zeker nu er een beloningssysteem bij komt kijken. Pas dus op met het inschakelen van leveranciers van dit soort diensten en onderzoek eerst grondig of je dit wel rechtmatig kan uitvoeren.

‍Gezond eten draagt bij aan vitaliteit en veel werkgevers verzorgen dan ook een verantwoorde lunch. Dit is natuurlijk een goed idee, maar ga de werknemers niet op hun eetgedrag beoordelen. Spreek dus niet de medewerker aan die dagelijks kiest voor de kroket. Dat heeft overigens meer het gevoel van privacy te maken, en minder met de privacy verplichtingen uit de AVG.

Ook is het algemeen bekend dat middelen zoals koffie, drugs en alcohol niet bijdragen aan de vitaliteit en dus werkstress kunnen verergeren. Maak bijvoorbeeld een algemene informatieve poster, en bied naast koffie ook thee en groentesapjes aan. Ga alleen niet zo ver dat je de werknemers controleert op het gebruik van koffie, drugs en alcohol want ook dit is vaak niet toegestaan.

Wist je overigens dat het hebben van een opgeruimd bureau ook positief bijdraagt? Berg dus die ongestructureerde stapel papierwerk op en verminder zo werkstress én voldoe direct aan het clean desk vereiste uit het informatiebeveiligingsbeleid.

Natuurlijk zijn er daarnaast tal van opties om werkstress te voorkomen, zonder het verwerken van persoonsgegevens. Op het internet zijn veel tips te vinden: zet bijvoorbeeld een massagestoel in de hal of nodig een interessante spreker uit die tijdens de lunch een praatje houdt.

Conclusie

Zoals je kunt lezen is het best lastig om te bepalen waar je grens ligt als werkgever. Bedenk goed wat het doel is dat je nastreeft met een bepaalde actie of beleidsregel, en of je dit doel kunt rechtvaardigen. Kom je er niet uit? Neem dan contact met ons op en wij helpen je verder.

‍
Bij Privacy Company hebben we de slogan ‘One Happy Company’, en dit betekent dat we onze uiterste best doen om werkstress te voorkomen. Zo staat er altijd vers fruit in de lunchruimte, serveren we geen vette snacks (maar wandelen we wel af en toe naar de snackbar 😉) en organiseren we maandelijks een sportactiviteit. Interesse om bij ons te komen werken? Kijk dan hier voor onze vacatures.